¿Qué es una factura electrónica?
Lo primero, una factura electrónica es ante todo una factura y por lo tanto, este documento tiene la misma validez legal que una factura en papel, pero que se emite y se recibe por medios electrónicos (es decir, a través de un software o programa informático).
Dado que es una factura, debe cumplir con los requisitos generales que se establecen en el Reglamento General de Facturación, una norma que establece, entre otras cosas, cuál es contenido mínimo que debe contener una factura como número y serie, fecha de expedición, nombre y apellidos o razón social completa tanto del obligado a expedir factura como del destinatario, entre otros.
La Ley Crea y Crece, establece la obligatoriedad de la factura electrónica en todas las operaciones entre empresas y autónomos. Esto significa que todas las pymes deberán expedir y recibir facturas electrónicas en sus relaciones comerciales con otros empresarios o profesionales.
¿Qué ventajas aporta la factura electrónica a las pymes?
- Agilización de procesos: se reduce el tiempo necesario para emitir, enviar y recibir las facturas. Se evitan los errores humanos y se facilita su integración con los sistemas contables y fiscales.
- Mejora de la seguridad y el control: se garantiza la autenticidad e integridad de las facturas mediante firmas electrónicas o sellos digitales. Se dispone de un registro electrónico que permite consultar el estado y el historial de cada factura.
- Contribución al medio ambiente: se reduce el consumo de papel y tinta, así como las emisiones de CO2 derivadas del transporte postal.
¿Qué formatos hay de factura electrónica?
Los formatos de factura electrónica son los que definen la estructura y el contenido de las facturas en formato digital. No existe un formato único para la factura electrónica, sino que hay varios tipos según el emisor, el receptor y el sector de actividad.
Algunos de los formatos más utilizados son:
- XML: es un lenguaje de marcado que permite representar datos estructurados de forma legible por humanos y máquinas. Es el formato más extendido y compatible con la mayoría de los software ERP y las plataformas de facturación electrónica.
- PDF: es un formato de documento que permite visualizar e imprimir las facturas con el mismo aspecto que tendrían en papel. Sin embargo, no es un formato estructurado ni fácilmente integrable con otros sistemas. Para que tenga validez legal, debe ir firmado digitalmente. Nos gustaría destacar que este formato no cumple con los requerimientos de la Ley Crea y Crece, lo que nos lleva a considerarlo un formato a extinguir.
- UBL: es un estándar basado en XML que define una serie de documentos comerciales electrónicos, entre ellos la factura. Es uno de los formatos más usados a nivel internacional y está reconocido por la Unión Europea.
- Facturae: es el formato oficial para la facturación electrónica a las Administraciones Públicas españolas. Está basado en XML y sigue una estructura determinada definida por la Agencia Tributaria.
- EDIFACT: es un estándar internacional para el intercambio electrónico de datos entre empresas. Define una serie de mensajes comerciales, entre ellos la factura. Es uno de los formatos más antiguos y complejos.
¿Cómo emitir una factura electrónica en España?
Para emitir una factura electrónica en España puedes utilizar un software ERP que genere facturas electrónicas. Este software puede estar instalado en tu ordenador o en la nube y acceder a él a través de Internet.
Si tu empresa es proveedor de algún ente público o trabajas con la Administración, puedes utilizar la aplicación gratuita de Gestión de facturación electrónica ofrecida por el Ministerio de Industria, Turismo y Comercio. En este caso, ésto podría suponer una doble carga de trabajo, puesto que tendrías que hacer la factura en tu sistema de gestión y contabilidad, para después, volver a hacerla en esta aplicación.
También es posible utilizar la intermediación de un prestador de servicios de facturación electrónica, que conecte tu Software ERP con las diferentes redes y simplifique el uso de los diferentes formatos estándar para el intercambio de facturas electrónicas con empresas y administraciones públicas. Las plataformas aportan soluciones de intercambio electrónico seguro de documentos, ayudando al cumplimiento de los nuevos requerimientos que impone la Ley Crea y Crece, además de facilitar la transformación digital de las empresas mediante la automatización, optimización y gestión de procesos en las relaciones B2B y B2G.
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